KI im Handwerksbetrieb: Checkliste DSGVO & KI-Verordnung

KI-Angebote per Sprachnotiz, KI-Telefonassistenten, Foto-Aufmaß, KI-Belegerfassung und KI-Stellenanzeigen verarbeiten fast immer personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden oder Bewerbern. Diese Checkliste hilft Ihnen, vor dem Start die wichtigsten Punkte zu klären. Sie ist eine allgemeine Orientierung für Deutschland, Österreich und die Schweiz und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung.

1. Vertrag und Datenschutz mit dem Anbieter

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn der Anbieter Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie danach, bevor Sie echte Kundendaten einspielen. In unserer Datenbank sehen Sie, ob der Anbieter einen AVV nennt.
• Serverstandort und Unterauftragnehmer: Lassen Sie sich die Liste der Unterauftragsverarbeiter geben. Bei KI-Angeboten und Telefon-KI laufen Spracherkennung, Sprachmodell und Hosting oft bei verschiedenen Dienstleistern, teils außerhalb der EU. Für Übermittlungen in Drittländer gelten Art. 44 ff. DSGVO. In der Schweiz gilt zusätzlich das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG).
• Training mit Ihren Daten: Klären Sie schriftlich, ob Sprachnotizen, Fotos, Gespräche oder Preislisten zum Training von KI-Modellen verwendet werden, und ob Sie das abschalten können. Ihre Kalkulation ist ein Geschäftsgeheimnis.
• Laufzeit und Kündigung: Viele Handwerkersoftware-Tarife laufen 12 oder 24 Monate, Preise gelten oft nur bei jährlicher Vorauszahlung. Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Einrichtungsgebühr, Preis je Nutzer (Büro und mobil) und Minuten- bzw. Credit-Kontingente der KI-Funktionen.
• Datenexport: Kommen Sie mit Kunden, Angeboten, Rechnungen und Fotos wieder heraus (z. B. CSV, PDF, DATEV-Export), wenn Sie wechseln?

2. Ihre eigene Dokumentation

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) um das neue Tool ergänzen.
• Datenschutzhinweise auf Website und in Angeboten anpassen (Art. 13 DSGVO): Wer nimmt Anrufe entgegen, welche Dienstleister sind beteiligt, wie lange wird gespeichert?
• Baustellenfotos und Aufmaß: Auf Fotos sind oft Personen, Kfz-Kennzeichen oder private Wohnräume zu sehen. Legen Sie fest, wer Fotos aufnimmt, wo sie gespeichert werden und wann sie gelöscht werden.
• Mitarbeiterdaten: Zeiterfassung mit GPS, KI-Schichtplanung oder Auswertungen der Arbeitszeit betreffen Beschäftigtendaten. In Deutschland kann der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht haben (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), in Österreich ggf. eine Betriebsvereinbarung nötig sein.

3. KI-Verordnung (EU) 2024/1689

• KI-Hinweis am Telefon und im Chat: Menschen, die mit einem KI-System sprechen oder chatten, müssen erkennen können, dass sie es mit einer KI zu tun haben (Art. 50 Abs. 1 KI-VO, gilt seit 2. August 2026). Ein kurzer Satz in der Begrüßung („Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Firma …“) ist der einfachste Weg. Prüfen Sie, ob der Anbieter das standardmäßig einbaut.
• KI-Kompetenz: Seit 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen (Art. 4 KI-VO). Eine kurze, dokumentierte Einweisung in das Tool gehört dazu – auch für Monteure, die Angebote per App einsprechen.
• Recruiting: KI-Systeme, die Bewerbungen filtern, sortieren oder bewerten, können als Hochrisiko-KI gelten (Anhang III Nr. 4 KI-VO). KI-Textvorschläge für Stellenanzeigen sind unkritischer; prüfen Sie sie trotzdem auf diskriminierungsfreie Formulierungen (in Deutschland AGG, in Österreich Gleichbehandlungsgesetz).
• Schweiz: Die EU-KI-Verordnung gilt in der Schweiz nicht unmittelbar, kann aber für Betriebe mit Kundschaft in der EU relevant sein.

4. KI-Angebote, Aufmaß und Rechnungen

• Vier-Augen-Prinzip: KI-Vorschläge für Positionen, Mengen, Preise und Flächen vor dem Versand prüfen. Für Fehler im Angebot haften Sie, nicht der Softwareanbieter.
• Preisquelle: Achten Sie darauf, dass die KI Preise aus Ihrem eigenen Katalog bzw. Ihren Großhandelsdaten (z. B. DATANORM, IDS) übernimmt und nicht frei „schätzt“.
• Foto- und LiDAR-Aufmaß: Für die Abrechnung nach VOB/ÖNORM oder Aufmaßregeln Ihres Gewerks Maße stichprobenartig nachmessen.
• E-Rechnung: In Deutschland müssen Unternehmen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise ab 2027/2028. Fragen Sie, ob das Tool XRechnung/ZUGFeRD (DE) bzw. ebInterface (AT, öffentliche Auftraggeber) erzeugt. Rechnungen und Belege GoBD-konform aufbewahren.

5. KI-Telefonassistent

• Aufzeichnung: Gespräche nur mit Einwilligung aufzeichnen; in Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar (§ 201 StGB). Viele Assistenten erstellen auch ohne Audio-Speicherung eine Zusammenfassung.
• Notdienst: Legen Sie fest, welche Anliegen (z. B. Wasserschaden, Heizungsausfall, Stromausfall) sofort an die Bereitschaft weitergeleitet werden, und testen Sie das vor dem Start.
• Kosten: Minutenkontingente, Preis für Zusatzminuten, Einrichtungsgebühr und Rufnummer mitrechnen – unser Kostenrechner hilft dabei.

6. Vor dem Start

• Testphase mit echten, aber unkritischen Fällen nutzen. Viele Anbieter bieten laut Website eine Testphase an, siehe Filter „Kostenlos testen“ in der Tool-Datenbank.
• Mit dem Steuerbüro klären, wie Rechnungen und Belege übergeben werden (z. B. DATEV, BMD in Österreich).
• Team einweisen und festlegen, wer KI-Vorschläge freigibt.

Stand: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung. Gesetzesangaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die amtlichen Fassungen. Fehler entdeckt? Schreiben Sie an [email protected].