Einsatzplanung im Handwerk: Disposition und Plantafel mit KI-Software

Stand: 01.11.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Die Plantafel aus Magnetstreifen hängt in vielen Betrieben noch im Büro. Sie funktioniert, solange der Chef davorsteht. Sobald ein Kunde kurzfristig absagt, ein Monteur krank ist oder ein Notfall dazwischenkommt, beginnt das Telefonieren. Digitale Plantafeln zeigen Aufträge und Mitarbeiter auf einen Blick, die Monteure sehen ihre Einsätze am Handy, und Zeiten fließen zurück in den Auftrag. Einzelne Anbieter setzen zusätzlich KI ein, etwa für die Schichtplanung oder Termine auf Zuruf. Wir vergleichen Programme aus unserem Verzeichnis anhand der Anbieterseiten, aufgerufen am Stand Oktober 2026; einen eigenen Test haben wir nicht gemacht.

Abgrenzung: Wie Stunden erfasst werden, steht in Zeiterfassung-App fürs Handwerk; einen Gesamtvergleich der Programme bietet Handwerkersoftware mit KI. Hier geht es nur um Planung und Disposition.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Die Programme im Vergleich

plancraft: Plantafel mit Projektmappe

plancraft nennt auf der Website eine Plantafel für Projekt- und Einsatzplanung. Mitarbeiter erfassen Arbeitszeiten und Aufgaben in der mobilen App, die Zeiten fließen laut Anbieter in Echtzeit in die Projektmappe; Arbeitsanweisungen werden automatisch aus der Auftragsbestätigung in die App übertragen. Die KI steckt bei plancraft vor allem in der Angebotserstellung. Preis laut Preisseite: Business 59,90 €/Monat bei jährlicher Vorauszahlung, zzgl. USt.

WerkoApp: Monteur × Tag per Drag-and-drop

WerkoApp beschreibt laut Anbieter eine Plantafel, auf der Einsätze pro Monteur und Tag per Drag-and-drop geplant werden; offene Aufträge liegen in einem Backlog, und Monteure sehen ihre Einsätze am Handy, auch offline. Die Software ist für Deutschland, Österreich und die Schweiz gebaut. Laut Preisangaben gibt es einen Einführungspreis 29,00 €/Monat netto statt 39 €; im Paket sind bis zu drei Mitarbeiter ohne Login enthalten.

clockin: Schichtplanung mit KI

clockin kommt aus der Zeiterfassung und bietet laut Anbieter eine Schichtplanung per Drag-and-drop, die live in der App beim Team ankommt. Auf der Website bewirbt clockin außerdem eine automatisierte KI-Schichtplanung und eine neue digitale Plantafel. Abgerechnet wird pro Nutzer: Team Starter 3,59 € pro Nutzer/Monat bei 2-jährlicher Abrechnung.

Label Software: Termine nach Gebieten und Anfahrt

Label richtet sich an SHK, Elektro, Kälte/Klima, Solar und Anlagenbau. Laut Anbieter vergibt die Terminplanung Termine nach Gebieten und Anfahrt; Kunden können Termine online bestätigen oder selbst buchen. Das ist vor allem für Kundendienst und Wartung interessant, wo viele kurze Einsätze am Tag anfallen. Preise gibt es nach einem Demotermin.

ToolTime und HERO: Planung im Gesamtsystem

Bei ToolTime liegen Aufträge, Termine und Mitarbeiter laut Anbieter an einem Ort, mit mobiler Zeiterfassung und Kommunikation zwischen Büro und Baustelle (Solo 79 €/Monat (1 Mitarbeiter) bei jährlicher Zahlung). HERO nennt mit HERO Command einen Assistenten, der auf Zuruf zum Beispiel einen Termin fürs Team anlegt, mit den eigenen Daten in HERO und Freigabe durch den Betrieb (HERO Select ab 69 € mtl.).

Was eine gute Einsatzplanung leisten sollte

• Überblick: alle Mitarbeiter und Aufträge einer Woche auf einer Ansicht, mit Urlaub und Krankheit.
• Mobile Ansicht: Monteure sehen Adresse, Auftrag und Notizen am Handy, ohne anzurufen.
• Rückfluss: Zeiten, Fotos und Material gehen zurück in den Auftrag und in die Rechnung.
• Umplanen: Ein verschobener Termin ist mit wenigen Klicks neu vergeben, und der Mitarbeiter wird informiert.
• Kundentermine: Bestätigung oder Online-Buchung durch den Kunden spart Rückrufe, wie Label es laut Anbieter anbietet.

Drei Prompts für die Wochenplanung

Auch ohne Planungs-KI hilft ein allgemeiner KI-Assistent beim Strukturieren. Geben Sie dabei keine Kundennamen oder Adressen ein, nur Orte oder Platzhalter.

1. Wochenplan aus einer Auftragsliste

„Ich habe [Anzahl] Monteure und diese Aufträge für nächste Woche: [Liste mit Ort, geschätzter Dauer, Qualifikation, Wunschtermin]. Schlage einen Wochenplan vor, der Fahrten zwischen weit entfernten Orten am selben Tag vermeidet. Markiere Aufträge, die nicht passen.“

2. Notfall einplanen

„Heute kommt ein Notfall in [Ort] dazu, Dauer etwa [Stunden]. Hier ist der Tagesplan: [Plan]. Welcher Termin lässt sich am ehesten verschieben, und wie lautet eine kurze, freundliche Nachricht an den betroffenen Kunden?“

3. Terminbestätigung an Kunden

„Schreibe eine kurze Terminbestätigung (max. 60 Wörter): Datum [Tag], Zeitfenster [von–bis], Gewerk [z. B. Heizungswartung], Bitte um Zugang zum [Raum]. Hinweis, wie der Kunde absagen kann.“

Weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts fürs Handwerk.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Betriebsgröße: Ein Solo-Betrieb braucht eher einen guten Kalender, ab mehreren Monteuren lohnt sich eine Plantafel. Prüfen Sie, wie viele Nutzer der Tarif enthält und was mobile Nutzer kosten.
• Planung und Zeiterfassung in einem: Wenn beides getrennt läuft, tippen Sie doppelt.
• KI realistisch sehen: Eine KI-Schichtplanung oder Termine auf Zuruf sind laut Anbietern vorhanden; wie gut sie in Ihrem Betrieb planen, zeigt erst der Test. Nutzen Sie die Testphasen.
• Datenschutz: Standortdaten und Arbeitszeiten von Mitarbeitern sind personenbezogene Daten. Klären Sie mit dem Anbieter, wo die Daten liegen, und informieren Sie Ihr Team.

Alle Programme mit Planungsfunktion finden Sie in der Kategorie Disposition; eine Hilfe für die Einführung neuer Software bietet die KI-Checkliste fürs Handwerk.

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Weitere Ratgeber

→ Alle 45 Tools in der Datenbank