E-Rechnung im Handwerk: Software mit KI für Angebote und Rechnungen im Vergleich

Stand: 31.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Seit Anfang 2025 hat sich für jeden Handwerksbetrieb etwas geändert, auch wenn es im Alltag kaum aufgefallen ist: Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht mehr als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den die Buchhaltung des Empfängers automatisch einlesen kann. Wer an andere Unternehmen in Deutschland abrechnet, muss in den nächsten Jahren umstellen. Dieser Ratgeber erklärt die Fristen als allgemeine Information und zeigt, welche Software aus unserem Verzeichnis laut Anbieter E-Rechnungen erstellt und wo KI beim Angebot und bei der Rechnung hilft. Anbieterseiten geöffnet am Stand Oktober 2026; einen eigenen Praxistest haben wir nicht gemacht.

Hinweis: Diese Seite ist allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob und ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was gilt wann? Die Fristen im Überblick

Die Regeln stammen aus dem Wachstumschancengesetz und dem Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums. Eine gut verständliche Zusammenfassung bietet die IHK Köln, die den FAQ-Katalog des BMF auswertet:

Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Das betrifft auch Kleinunternehmer.
2025 und 2026: Beim Ausstellen sind neben E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen wie PDF erlaubt.
2027: Diese Übergangsregel gilt nur noch für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr bis 800.000 Euro.
Ab 2028: Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen sein.

Für viele Handwerksbetriebe wichtig: Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen. Ist der Kunde kein Unternehmer, etwa ein privater Hausbesitzer, besteht laut IHK keine Pflicht zur E-Rechnung. Ausgenommen sind außerdem unter anderem Kleinbetragsrechnungen. Kleinunternehmer müssen laut BMF-FAQ keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Software mit E-Rechnung für Handwerksbetriebe
Tool	Preis laut Anbieter (Stand Oktober 2026)	Test	EU-Hosting
sevdesk DACHDEAT Buchhaltungs- und Rechnungssoftware aus Offenburg (mit Branchenlösung Handwerk): Angebote, (E-)Rechnungen, KI-gestützte Belegerfassung und KI-gestütztes Banking (Zahlungseingänge automatisch verbuchen); eigenes Angebot für Österreich.	Kostenlos 0 € (3 Rechnungen/E-Rechnungen pro Monat), Rechnung 11,90 €/Monat, Buchhaltung 25,90 €, Buchhaltung Pro 34,90 € bei monatlicher Laufzeit; bei 12 Monaten 9,90 € / 22,90 € / 30,90 €, bei 24 Monaten 8,90 € / 19,90 € / 27,90 € (zzgl. MwSt.); zeitweise Aktionsrabatte.	ja 14 Tage alle Funktionen, danach Free-Tarif	?	Zur Website
Angebotsmeister DACHDEATCH KI-Angebotssoftware für Handwerksbetriebe: Auftrag ins Handy sprechen, die KI erkennt Gewerk, Arbeitsschritte, Flächen und Materialien und erstellt Positionen in Fachsprache; Preise aus der eigenen Preishistorie, PDF nach DIN 5008, Kundenportal, Rechnung mit E-Rechnung und DATEV-Export.	Lehrling 0 € (pro Monat 1 KI-Angebot und 1 eingesprochene Rechnung, unbegrenzt manuelle Angebote), Geselle 39 €/Monat (50 KI-Angebote), Meister 89 €/Monat (200 KI-Angebote), zzgl. MwSt.; bei jährlicher Zahlung Geselle 33 €/Monat, Meister 75 €/Monat; in Geselle und Meister beliebig viele Nutzer im Preis; jederzeit kündbar.	ja dauerhaft kostenloser Tarif Lehrling	ja	Zur Website
plancraft DACHDEAT Cloud-Handwerkersoftware aus Hamburg für Angebote, Rechnungen, Aufmaß, Plantafel, Zeiterfassung, Baudokumentation und Nachkalkulation; KI-Angebote aus gesprochenem oder geschriebenem Text mit Materialien und Leistungen aus den eigenen Stammdaten, „KI-Empfang“ fürs Telefon in allen Paketen.	Business 59,90 €/Monat bei jährlicher Vorauszahlung (47,92 € im 2-Jahres-Abo), Pro 109,90 € (87,92 €), Premium 199,90 € (159,92 €), jeweils zzgl. USt.; inklusive 1, 2 bzw. 3 Büro-Nutzer, weiterer Büro-Nutzer 49,90 €, mobiler Nutzer 19,90 €/Monat (Jahresabo); KI-Empfang inkl. 60 Credits pro Monat; monatlich kündbares Abo ebenfalls möglich. Für Meisterschüler kostenlos.	ja 7 Tage kostenlos testen	ja	Zur Website
HERO Software DACHDE Handwerkersoftware aus Hannover (HERO OS) für Angebot, Auftrag, Zeiten, Lager, Material und Rechnung; „HERO AI“ mit KI-Telefonassistent HERO Voice und KI-Betriebsassistent HERO Command, dazu Automationen (HERO Copilot) und digitale Zahlungen (HERO Wallet).	HERO Select ab 69 € mtl., HERO OS ab 119 € mtl., HERO OS Plus ab 299 € mtl. bei jährlicher Zahlung (monatlich 79 € / 135 € / 345 €), jeweils inkl. 1 Standard-Lizenz, zzgl. MwSt.; weitere Standard-Lizenz 69 € (79 €), App-Lizenz 22 € (25 €); HERO Voice je nach Plan 60 bzw. 150 Min. mtl. inklusive (danach 0,30 bzw. 0,20 €/Min.), HERO Command 1.000 bzw. 3.000 Credits mtl. (Mehrverbrauch 2,50 € je 100 Credits).	ja 14 Tage kostenlos (laut Anbieter-Vergleichsseite)	?	Zur Website
ToolTime DACHDE Handwerkersoftware aus Berlin für Angebote, Rechnungen, Terminplanung, mobile Zeiterfassung, Dokumentation und Aufmaß; KI-Telefonassistent „ToolTime Assistant“ als Add-on und „ToolTime Echo“ für Baustellendokumentation per Sprache (die KI fasst zusammen).	Solo 79 €/Monat (1 Mitarbeiter), Team 149 €/Monat (bis 5), Max 299 €/Monat (bis 10) bei jährlicher Zahlung; bei monatlicher Zahlung laut Preisseite 89 € / 169 € / 329 €; Aktionspreis im ersten Vertragsjahr 69 € / 145 € / 279 €; Vertragslaufzeit 12 Monate (Vergleichstabelle); Add-ons: ToolTime Assistant (KI-Telefon) 59 €/Monat inkl. 100 Minuten, DATEV-Schnittstelle 19 €/Monat.	ja 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsinfos	ja	Zur Website

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Software mit E-Rechnung im Vergleich

sevdesk: Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm

sevdesk ist kein reines Handwerkerprogramm, sondern eine Buchhaltungssoftware für kleine Betriebe. Laut Anbieter lassen sich E-Rechnungen in allen Tarifen erstellen, versenden und empfangen, mit automatischer Prüfung nach dem Standard EN 16931. Der kostenlose Tarif umfasst laut Preisseite Kostenlos 0 € (3 Rechnungen/E-Rechnungen pro Monat), danach ab Rechnung 11,90 €/Monat bei monatlicher Laufzeit. Eine gute Wahl, wenn Sie vor allem Rechnungen schreiben und den Empfang von E-Rechnungen sauber lösen wollen.

Angebotsmeister: Angebot und Rechnung per Sprache

Angebotsmeister setzt auf KI: Sie sprechen das Angebot oder die Rechnung ein, die Software erstellt laut Anbieter Positionen in Fachsprache mit Preisen aus Ihrer eigenen Preishistorie. ZUGFeRD-E-Rechnung und DATEV-Export gibt es laut Anbieter ab dem Tarif Geselle (Geselle 39 €/Monat (50 KI-Angebote) zzgl. MwSt.); der Tarif Lehrling 0 € reicht zum Ausprobieren.

plancraft, HERO und ToolTime: Handwerkersoftware mit E-Rechnung

Wer ohnehin eine komplette Handwerkersoftware sucht, findet die E-Rechnung dort meist eingebaut. plancraft erstellt laut Anbieter Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen per Drag-and-Drop, dazu E-Rechnungen (Business 59,90 €/Monat bei jährlicher Vorauszahlung zzgl. USt.). Bei HERO aktivieren Sie laut Anbieter beim Abschluss einer Rechnung eine Option für ZUGFeRD; das eingebettete XML lässt sich herunterladen (HERO Select ab 69 € mtl. bei jährlicher Zahlung). ToolTime unterstützt laut Hilfe-Center ZUGFeRD und XRechnung, das Format lässt sich pro Kunde hinterlegen, und eingehende E-Rechnungen können als Ausgaben abgelegt werden (Solo 79 €/Monat (1 Mitarbeiter) bei jährlicher Zahlung). Einen ausführlicheren Vergleich der Programme bietet Handwerkersoftware mit KI.

XRechnung oder ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. Sie ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet; dort wird zusätzlich eine Leitweg-ID gebraucht.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen eine normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten. Für Rechnungen an Firmenkunden ist das oft der praktische Weg, sofern das Profil der Norm EN 16931 entspricht.

Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Formate und Profile er erzeugt und ob er eingehende E-Rechnungen lesbar darstellt. Eine XML-Datei ohne Sichtansicht ist für das Büro sonst schwer zu prüfen.

Wo KI bei Angebot und Rechnung hilft

Positionen formulieren: Aus Stichpunkten oder Sprache entstehen Leistungsbeschreibungen in Fachsprache, laut Anbietern etwa bei Angebotsmeister.
Vom Angebot zur Rechnung: Positionen werden übernommen statt neu getippt; das ist weniger KI als gute Software, spart aber am meisten Zeit.
Belege erfassen: Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und zugeordnet; eine strukturierte E-Rechnung macht das zuverlässiger als ein eingescanntes PDF.

Wie Sie Angebote mit KI schneller schreiben, zeigt KI für Angebote im Handwerk. Was Ihr Stundensatz sein sollte, rechnet der kostenlose Stundenverrechnungssatz-Rechner aus.

Checkliste für die Auswahl

Erzeugt die Software E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung und/oder ZUGFeRD)?
Können eingehende E-Rechnungen empfangen, angezeigt und gespeichert werden?
Gibt es einen Export für Ihre Steuerberatung, etwa DATEV?
Lässt sich das Format pro Kunde festlegen (Privatkunde PDF, Firmenkunde E-Rechnung)?
Sind Angebote, Aufträge und Rechnungen verbunden, damit nichts doppelt getippt wird?
Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Weitere Prüffragen für neue Software enthält die KI-Checkliste für Handwerksbetriebe; fertige Textvorlagen gibt es in unseren kostenlosen KI-Prompts für Handwerker. Alle Programme finden Sie in der Kategorie Angebote und Rechnungen.

Häufige Fragen

Müssen Handwerker E-Rechnungen schreiben?

Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland ja, mit Übergangsfristen: 2025 und 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, ab 2028 gilt die E-Rechnung grundsätzlich. Für Rechnungen an Privatkunden besteht keine Pflicht. Das ist allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Müssen Handwerker E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Laut IHK Köln (nach BMF-FAQ) müssen seit 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten, etwa vom Großhandel. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Seit 2025 gilt eine PDF-Rechnung als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Welche Handwerkersoftware kann E-Rechnungen?

Laut Anbietern zum Beispiel sevdesk (in allen Tarifen, kostenlos bis 3 Rechnungen pro Monat), Angebotsmeister (ZUGFeRD ab Tarif Geselle, Geselle 39 €/Monat (50 KI-Angebote)), plancraft, HERO (ZUGFeRD) und ToolTime (ZUGFeRD und XRechnung).

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Weitere Ratgeber

Angebote mit KI schreiben: Angebotssoftware für Handwerker im VergleichSprachnotiz rein, Angebotsentwurf raus: 11 Tools mit Preisen, Gratis-Tarifen und Hosting.Google-Bewertungen beantworten mit KI: Vorlagen für HandwerkerRezensionen auswerten, Vorlagen je Sternestufe, Prompt und drei Tools mit Preisen laut Anbieter.Google-Unternehmensprofil für Handwerksbetriebe mit KI optimierenKategorien, Einzugsgebiet, Leistungen und Beiträge mit Ortsbezug – Schritt für Schritt mit Prompts und den Google-Regeln.KI-Telefonassistent für Handwerker: Anbieter und Preise im VergleichEigenständige Telefon-KIs und Handwerkersoftware mit KI-Telefon: Preise, Notdienst, Hosting und AVV.Handwerkersoftware mit KI: Programme und Preise im VergleichWelche Handwerkersoftware KI für Angebote, Sprachnotizen, Belege und Telefon mitbringt, was sie laut Preisseite kostet und für welches Land sie passt.Baustellendokumentation per App: Fotos, Berichte und Sprachnotizen mit KINeun Apps für Fotodoku, Bautagebuch, Mängel und Sprachberichte: KI-Funktionen und Preise laut Anbieter, plus Checkliste für die Doku.Mitarbeiter finden im Handwerk: Stellenanzeigen und Bewerbungen mit KIKI-Stellenanzeige, Social-Media-Funnel oder Multiposting: vier Tools laut Anbieter mit Preisen, Prompt für die Anzeige und Hinweise zur fairen Formulierung.Aufmaß per App und KI: Räume und Flächen digital erfassen im HandwerkEingabe, Foto-Aufmaß, LiDAR- oder Videoscan: fünf Lösungen laut Anbieter, Preise, Messgenauigkeit und der Weg vom Aufmaß zum Angebot.Zeiterfassung per App im Handwerk: Stunden, Baustellen und Disposition digitalSpezialisierte Zeiterfassungs-Apps und Handwerkersoftware mit Zeiterfassung im Vergleich, mit Preisen laut Anbieter, Rechtsrahmen und Auswahl-Checkliste.Website für Handwerker mit KI erstellen: Baukästen, Texte und lokale SichtbarkeitVom KI-Baukasten bis zum fertigen Leistungstext: wie Handwerksbetriebe mit wenig Zeit eine brauchbare Website aufsetzen, mit Prompts und Pflichtangaben.Einsatzplanung im Handwerk: Disposition und Plantafel mit KI-SoftwareWer fährt morgen wohin? Welche Handwerkersoftware laut Anbieter eine digitale Plantafel mitbringt, wo KI bei der Planung hilft und was das kostet.Make, n8n und Zapier für Handwerker: Anfragen, Angebote und Rechnungen zwischen Tools automatisierenWenn Website-Formular, Handwerkersoftware und Buchhaltung nicht miteinander reden: was Automatisierungsplattformen laut Anbieter leisten und wie typische Abläufe aussehen.Kostenrechner: Was kostet ein KI-Telefonassistent?Eigene Anrufzahlen eingeben, veröffentlichte Tarife vergleichen.

→ Alle 45 Tools in der Datenbank