Baustellendokumentation per App: Fotos, Berichte und Sprachnotizen mit KI

Stand: 27.10.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Fotos im privaten Handy, Notizen auf dem Lieferschein, der Bericht wird abends aus dem Gedächtnis geschrieben: So sieht Baustellendokumentation in vielen Betrieben aus. Wenn es später Streit über Mehraufwand, einen Mangel oder die Abnahme gibt, fehlt dann genau das Foto oder die Notiz, auf die es ankommt. Baudoku-Apps sammeln Fotos, Zeiten und Berichte direkt beim Auftrag, und mit KI wird aus einer gesprochenen Notiz ein sauberer Bericht. Diese Seite zeigt, was die neun Apps aus unserer Kategorie Baudoku laut Anbieter können, was sie kosten und was in eine gute Baustellendoku gehört. Stand der Anbieterangaben: 27.10.2026; einen eigenen Praxistest haben wir nicht gemacht.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Sprache rein, Bericht raus: KI in der Baudoku

Am meisten Zeit spart KI dort, wo bisher getippt wurde. Drei Apps haben laut Anbieter eine eigene Funktion dafür:

• ToolTime Echo: Laut Produktseite sprechen Sie einfach los und fotografieren, die KI macht daraus einen strukturierten Arbeitsbericht mit Material, Einsatzdetails und Bildbeschreibungen. Echo versteht laut Anbieter über 30 Eingabesprachen, auch Dialekt und Fachjargon, und schreibt den Bericht auf Deutsch. Der Bericht wird mit dem ToolTime-Termin synchronisiert, die Leistungen lassen sich ins Angebot oder die Rechnung übernehmen. Echo ist laut ToolTime für alle Kunden ohne Aufpreis enthalten; Voraussetzung ist ein ToolTime-Abo, etwa Solo 79 €/Monat (1 Mitarbeiter). Sprachaufnahmen werden laut Anbieter nicht an ToolTime übertragen, verarbeitet wird nur der Text, auf europäischen Servern.
• Werkli KI-Rapport: Laut Werkli schildern Sie den Arbeitstag gesprochen oder getippt, auch auf Schweizerdeutsch, und die KI erkennt Stunden, Mitarbeitende, Material und Tätigkeiten. Heraus kommen Zeiteinträge sowie Regie- und Tagesrapporte zum Prüfen und Freigeben. Werkli richtet sich an Schweizer Betriebe; Solo CHF 50/Monat bei monatlicher Zahlung.
• 123erfasst: Im Modul Qualität analysiert die KI laut Anbieter Fotos von Mängeln und schreibt die passende Beschreibung ins Ticket; über einen KI-Chat lassen sich Informationen per Sprache oder Text erfassen und abfragen. Die KI-Funktionen sind laut FAQ in den Pro-Varianten enthalten. Zum Einstieg gibt es das Projekte-Modul Free (bis zu 3 User kostenlos).

Auch apvros aus Tirol erfasst laut Website Zeiten, Fotos und den Bautagesbericht vom Handy und verarbeitet Sprachnachrichten zu Vorgängen, die Sie freigeben (apvros solo ab 60 € pro Monat). clockin macht laut Website aus einer Sprachnotiz Protokoll und To-do-Liste und bietet Videodokumentation, Checklisten und digitale Unterschriften (Team Starter 3,59 € pro Nutzer/Monat bei 2-jährlicher Abrechnung).

Bautagebuch, Mängel, Abnahme: die größeren Plattformen

Wer viele Baustellen, Subunternehmer oder größere Projekte hat, braucht mehr als Fotos am Auftrag:

• PlanRadar aus Wien nennt auf der Website Bautagebücher, Mängelmanagement, Inspektionen und Checklisten, Übergaben sowie Beweissammlung und Nachforderungsmanagement, unterstützt durch KI. Laut Preisseite gibt es Basic € 26/Monat (max. 1 Benutzer), Subunternehmer sind in jedem Paket kostenlos; testen lässt sich PlanRadar laut Website 30 Tage kostenlos.
• Capmo aus München bietet laut Website Bautagebuch, Fotodokumentation, Formulare und Checklisten, Mängeldokumentation mit Abnahmeprotokoll sowie „Capmo KI“. Capmo richtet sich laut Anbieter an Bauleitung, Bauunternehmen und Handwerk; Preise gibt es nur im Beratungsgespräch.

Klassische Handwerkersoftware hat die Baudoku oft schon an Bord: plancraft nennt auf der Website Baudokumentation mit Reporting und eine Dateiablage für Fotos und Dokumente (Business 59,90 €/Monat bei jährlicher Vorauszahlung), openHandwerk laut Website Bild- und Fotodokumentation, Formulare und Unterschriften (60 € pro Monat & Nutzer bei monatlicher Variante). Wenn Sie ohnehin eine solche Software suchen, hilft der Vergleich Handwerkersoftware mit KI.

Checkliste: Was in eine Baustellendoku gehört

Unabhängig von der App hilft eine feste Struktur. Diese Punkte sind eine allgemeine Orientierung, keine rechtliche Vorgabe:

1. Ausgangszustand vor Arbeitsbeginn fotografieren, mit Übersichts- und Detailbildern.
2. Datum, Uhrzeit, Ort und Auftrag zu jedem Foto; die meisten Apps hängen das automatisch an.
3. Wer war da: eigene Mitarbeitende, andere Gewerke, Besuche des Auftraggebers.
4. Was wurde gemacht: Leistungen, Material, Stunden, möglichst am selben Tag.
5. Behinderungen und Abweichungen: fehlende Vorleistungen, Wetter, geänderte Wünsche des Kunden, mit Foto und kurzer Notiz.
6. Verdeckte Arbeiten wie Leitungen oder Dämmung fotografieren, bevor sie geschlossen werden.
7. Mängel und Abnahme: Mangel mit Foto, Beschreibung und Frist; Abnahme mit Protokoll und Unterschrift.

Ob Ihre Doku im Streitfall ausreicht, hängt vom Einzelfall ab. Diese Seite ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung; bei Streit über Nachträge oder Mängel holen Sie bitte fachlichen Rat ein.

Fotos von Personen und Kundenwohnungen

Baustellenfotos zeigen oft mehr als die Arbeit: Bewohner, Mitarbeitende, private Räume oder Autokennzeichen. Fotografieren Sie Personen nur, wenn sie eingewilligt haben, und richten Sie die Kamera auf die Arbeit statt auf Menschen. Fotos aus Kundenwohnungen gehören in die Firmen-App, nicht in private Chats, und für Werbung oder Social Media brauchen Sie die Zustimmung des Kunden. Klären Sie Einwilligungen und Datenschutz mit Ihrer Beratung. Wenn eine KI Sprachnotizen oder Fotos verarbeitet, fragen Sie den Anbieter nach Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag; was wir dazu je Tool gefunden haben, steht in der Tabelle oben und auf den Tool-Seiten.

Prompt: Tagesbericht aus Stichpunkten

Ohne eingebaute KI geht es auch mit einem Text-Assistenten, solange keine Kundennamen oder Adressen hineinkommen:

„Formuliere aus diesen Stichpunkten einen sachlichen Tagesbericht für die Baustellendokumentation: Auftrag [Auftragsnummer, keine Kundendaten], Datum [Datum], Mitarbeitende [Kürzel], Tätigkeiten [Stichpunkte], Material [Stichpunkte], Behinderungen oder Abweichungen [Stichpunkte oder ‚keine‘]. Gliedere in: Ausgeführte Arbeiten, Material, Besonderheiten, offene Punkte. Ergänze nichts, was nicht in den Stichpunkten steht, und schreibe ‚[fehlt]‘, wenn eine Angabe fehlt.“

Mehr fertige Vorlagen: 50 KI-Prompts für Handwerksbetriebe – Beispiele online, die komplette Sammlung gratis als PDF mit dem Newsletter. Eigenen Prompt bauen: KI-Prompt-Generator.

Lesen Sie den Bericht vor dem Speichern und hängen Sie die Fotos an. Aus der Doku wird später oft der Nachtrag oder die Rechnung; wie KI beim Angebot hilft, zeigt KI-Angebote für Handwerker. Weitere Tipps zum KI-Einstieg im Betrieb bündelt unsere KI-Checkliste für Handwerksbetriebe.

Fehler entdeckt oder ein Tool fehlt? Tool vorschlagen bzw. Korrektur melden. Keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Weitere Ratgeber

→ Alle 45 Tools in der Datenbank