Make, n8n und Zapier für Handwerker: Anfragen, Angebote und Rechnungen zwischen Tools automatisieren

Stand: 01.11.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular, landet als Mail im Postfach, wird von Hand in die Handwerkersoftware übertragen, und am Monatsende geht die Rechnung noch einmal händisch in die Buchhaltung. Jeder dieser Schritte ist klein, zusammen kosten sie Zeit und erzeugen Tippfehler. Automatisierungsplattformen wie Make, n8n und Zapier verbinden Programme, die keine eigene Schnittstelle zueinander haben, und können KI-Schritte einbauen, etwa um eine Anfrage zusammenzufassen. Wir zeigen, was die drei laut Anbieter können, was sie kosten und welche Abläufe sich für Handwerksbetriebe eignen. Anbieterangaben aufgerufen am Stand Oktober 2026; einen eigenen Test haben wir nicht gemacht.

ja = laut Anbieter/Quelle; ? = unbekannt (keine Angabe gefunden); – = nein. Preise ohne Gewähr, zzgl./inkl. MwSt. wie vom Anbieter angegeben. Stand Oktober 2026; maßgeblich ist die Preisseite des Anbieters.

Die drei Plattformen im Vergleich

Zapier: der einfachste Einstieg

Zapier verbindet laut Anbieter über 9.000 Apps. Ein „Zap“ läuft nach einem einmal festgelegten Auslöser selbstständig, etwa „neue Formular-Einsendung“. Für sevdesk gibt es laut Zapier-Integrationsseite eine fertige Integration. Preise laut Preisseite: Free 0 $ (100 Tasks/Monat), Professional ab 19,99 USD/Monat. Einschränkung beim Datenschutz: Eine EU-Datenspeicherung ist laut einer Drittquelle nicht in jedem Plan verfügbar.

Make: visuell und mit EU-Rechenzentrum

Make baut Abläufe in einem visuellen Editor per Drag-and-drop oder per Prompt und nennt über 3.500 fertige App-Integrationen, weitere über jede API. Beim Anlegen der Organisation lässt sich laut Anbieter ein Rechenzentrum in der EU wählen; einzelne KI-Funktionen verarbeiten laut Make aber auch in der EU-Zone Daten in den USA. Es gibt einen Free-Plan verfügbar, ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit laut Anbieter.

n8n: selbst hosten oder Cloud

n8n ist ein visueller Baukasten für Automatisierungen und KI-Agenten mit über 500 fertigen Integrationen; jede andere API lässt sich per HTTP anbinden. Der Vorteil für datenschutzbewusste Betriebe: n8n lässt sich laut Anbieter selbst hosten, die Community Edition self-hosted kostenlos. Wer keinen eigenen Server betreiben will, nutzt die Cloud: Cloud Starter 20 €/Monat. Freigaben durch Menschen lassen sich in Abläufe einbauen.

Vier Beispielabläufe für Handwerksbetriebe

Die Abläufe sind Beispiele; welche Ihrer Programme sich anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen ab. Testen Sie immer mit Testdaten statt echten Kundendaten.

1. Anfrage vom Website-Formular in die Software

Auslöser: neue Formular-Einsendung. Ein KI-Schritt fasst die Anfrage zusammen und erkennt Gewerk und Dringlichkeit. Danach wird ein Kontakt oder Vorgang in der Handwerkersoftware angelegt, und das Büro bekommt eine kurze Nachricht. Voraussetzung ist eine Schnittstelle der Software; ToolTime nennt laut Anbieter etwa eine offene REST-API. Wie Sie das Formular selbst gestalten, zeigt Website für Handwerker mit KI erstellen.

2. Angebotsnachfass nach sieben Tagen

Auslöser: Angebot versendet, Status nach einer Woche unverändert. Die Automatisierung erinnert das Büro oder schickt eine freundliche Nachfrage-Mail als Entwurf. Ein Mensch gibt den Versand frei. Tipps für Angebote mit KI bietet Angebote schreiben mit KI.

3. Eingangsrechnungen sammeln

Auslöser: neue Mail mit PDF-Anhang an rechnungen@. Der Anhang wird in einen festen Ordner gelegt und an die Buchhaltung übergeben. sevdesk liest hochgeladene Belege laut Anbieter automatisch aus und schlägt eine Buchungskategorie vor; der Tarif Kostenlos 0 € (3 Rechnungen/E-Rechnungen pro Monat) reicht zum Ausprobieren. Hinweise zu Pflichten bei E-Rechnungen stehen in E-Rechnung im Handwerk.

4. Bewertungsbitte nach Auftragsende

Auslöser: Auftrag als erledigt markiert. Ein paar Tage später geht eine kurze Mail mit dem Link zum Google-Unternehmensprofil raus, ohne Gegenleistung und an alle Kunden gleichermaßen. Wie Sie auf Bewertungen antworten, steht in Google-Bewertungen beantworten mit KI.

Prompt: Ablauf planen lassen

„Ich bin Handwerksbetrieb und nutze [Software für Angebote], [Buchhaltung] und [E-Mail-Programm]. Beschreibe Schritt für Schritt einen Ablauf in [Make/n8n/Zapier], der neue Anfragen aus meinem Website-Formular in eine Liste schreibt, mit KI zusammenfasst und mir eine Benachrichtigung schickt. Nenne Auslöser, Aktionen und Stellen, an denen ich vor dem Versand freigeben sollte.“

Weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts fürs Handwerk.

Worauf Sie achten sollten

• Datenschutz: Kundendaten wandern durch die Plattform. Wählen Sie, wo möglich, ein EU-Rechenzentrum oder Self-Hosting, schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und schicken Sie nur die nötigen Daten weiter. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
• Kosten wachsen mit: Free-Pläne haben Grenzen bei Ausführungen. Rechnen Sie mit Ihrem echten Anfragevolumen.
• Wartung: Ändert ein Programm seine Schnittstelle, kann ein Ablauf still ausfallen. Legen Sie fest, wer Fehlermeldungen bekommt.
• Erst die Software prüfen: Viele Handwerkerprogramme automatisieren schon intern, etwa HERO Copilot laut Anbieter mit wiederkehrenden Mails und Aufgaben. Einen Überblick gibt Handwerkersoftware mit KI.

Alle Automatisierungstools finden Sie in der Kategorie Automatisierung; vor der Einführung hilft die KI-Checkliste fürs Handwerk.

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