HERO vs. ToolTime: zwei Handwerkerprogramme mit KI im direkten Vergleich

Stand: 03.11.2026 · Preise und Angaben laut Anbieter bzw. genannten Quellen, ohne Gewähr · So prüfen wir

HERO Software und ToolTime gehören zu den bekannten Programmen für Handwerksbetriebe: Angebote, Aufträge, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rechnungen in einem System, dazu eine App für die Baustelle. Beide haben inzwischen KI-Funktionen eingebaut, vor allem einen KI-Telefonassistenten und eine Dokumentation per Sprache. Wir stellen die Angaben beider Anbieter nebeneinander, aufgerufen am 03.11.2026. Einen eigenen Test haben wir nicht gemacht; Funktionen und Preise stammen von den Anbieterseiten.

Abgrenzung: Einen Überblick über weitere Programme gibt Handwerkersoftware mit KI; eigenständige Telefon-KIs vergleicht KI-Telefonassistent für Handwerker.

Die Fakten nebeneinander

Preise und Pakete

HERO bietet laut Preisseite drei Pläne: HERO Select ab 69 € mtl., HERO OS ab 119 € mtl., HERO OS Plus ab 299 € mtl., jeweils mit einer Standard-Lizenz und zuzüglich MwSt. Weitere Standard-Lizenzen kosten laut Preistabelle 69 €, App-Lizenzen 22 € im Monat. Bei einer Laufzeit von zwei Jahren nennt die Preisseite 20 Prozent Rabatt auf die Lizenzen. Wichtig: Die KI-Funktionen (HERO Voice, HERO Command, HERO Report) und HERO Wallet sind laut Preistabelle erst ab HERO OS enthalten, die Automationen von HERO Copilot nur in HERO OS Plus.

ToolTime rechnet laut Preisseite nach Betriebsgröße ab: Solo 79 €/Monat (1 Mitarbeiter), Team 149 €/Monat (bis 5), Max 299 €/Monat (bis 10) bei jährlicher Zahlung, mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Im ersten Vertragsjahr gilt laut Anbieter ein Aktionspreis (Aktionspreis im ersten Vertragsjahr 69 € / 145 € / 279 €), ab dem zweiten Jahr die regulären Preise. Der KI-Telefonassistent ist ein kostenpflichtiges Add-on: ToolTime Assistant (KI-Telefon) 59 €/Monat inkl. 100 Minuten; die DATEV-Schnittstelle kostet laut Preisseite 19 € im Monat extra.

Der Unterschied: Bei HERO steckt das KI-Telefon im Paketpreis ab HERO OS, bei ToolTime buchen Sie es zu jedem Paket dazu. Für einen Ein-Personen-Betrieb mit KI-Telefon ist deshalb nicht der Einstiegspreis entscheidend, sondern das Paket inklusive Telefon-KI und Minuten.

KI-Funktionen im Vergleich

KI-Telefon: HERO Voice und ToolTime Assistant

HERO Voice nimmt laut Anbieter Anrufe an, qualifiziert, dokumentiert und erstellt Aufgaben. Laut Preistabelle sind HERO Voice je nach Plan 60 bzw. 150 Min. mtl. inklusive (danach 0,30 bzw. 0,20 €/Min.) (HERO OS bzw. OS Plus).

Der ToolTime Assistant nimmt laut Anbieter Anrufe rund um die Uhr an und trägt jede Anfrage in ToolTime ein, mit KI-Zusammenfassung und Gesprächsprotokoll. Rückrufe lassen sich priorisieren, Werbeanrufe werden laut Anbieter aussortiert, eingehende Nummern mit dem Kundenstamm abgeglichen und Notfälle an eine hinterlegte Notfallnummer durchgestellt. Neukunden legen Sie per Klick als Datensatz an.

Bei beiden gilt: Anrufende müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Prüfen Sie die Begrüßungsansage.

Dokumentation per Sprache: HERO Report und ToolTime Echo

HERO nennt in der Preistabelle HERO Report als KI-Baustellendokumentation, ToolTime mit ToolTime Echo eine KI-App für die Baudoku: Laut Anbieter sprechen Sie die Arbeit ein, und die KI fasst sie zu Arbeitsberichten für die Abrechnung zusammen. Wie gut das bei Lärm, Fachbegriffen und Dialekt funktioniert, sollten Sie im Test mit echten Baustellen-Notizen prüfen. Mehr zum Thema: Baustellendokumentation per App.

Nur bei HERO: HERO Command und Copilot

HERO Command arbeitet laut Anbieter auf Zuruf: etwa ein Angebot für ein Projekt, einen Termin fürs Team oder eine Rechnung aus dem Auftrag, mit den eigenen Daten in HERO und Freigabe durch den Betrieb. Laut Preistabelle sind HERO Command 1.000 bzw. 3.000 Credits mtl. (Mehrverbrauch 2,50 € je 100 Credits); bis 31.03.2027 ist der Mehrverbrauch an Credits für HERO Command und HERO Report laut Preisseite für OS- und OS-Plus-Kunden kostenlos. HERO Copilot (nur OS Plus) automatisiert laut Anbieter mit 14 Modulen Termine, Mails, Teamkoordination und Kundenkommunikation.

Zahlungen und Mahnwesen

HERO Wallet gleicht laut Anbieter Rechnungen ab, ermöglicht Online-Zahlungen und mahnt offene Posten automatisch; laut Preistabelle ab HERO OS. ToolTime Pay erfasst Zahlungseingänge laut Anbieter automatisch und verschickt Erinnerungen und Mahnungen auf Wunsch automatisiert; laut Preisseite fällt eine Transaktionsgebühr ab 1 Prozent an. Ein Mahnwesen ist bei HERO laut Preistabelle in allen Plänen enthalten. Zur Pflicht zur E-Rechnung siehe E-Rechnung für Handwerker.

Testen, Hosting, Schnittstellen

• Test: HERO – 14 Tage kostenlos (laut Anbieter-Vergleichsseite); ToolTime – 7 Tage kostenlos, ohne Zahlungsinfos.
• Daten: ToolTime nennt eine GoBD-konforme Archivierung auf deutschen Servern. Für HERO haben wir keine öffentliche Angabe zum Serverstandort gefunden; fragen Sie nach Standort und Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Großhandel: Beide nennen Datanorm- und IDS-Anbindung (HERO laut Funktionsliste, ToolTime laut Preisseite).
• Schnittstellen: HERO bietet API-Zugang ab HERO OS, ToolTime eine offene REST-API laut Anbieter.

Prompt: Ihren Bedarf vor der Demo klären

„Ich führe einen [Gewerk]-Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitern, etwa [Anzahl] Anrufe pro Woche und [Anzahl] Angebote pro Monat. Erstelle eine Tabelle mit den Kosten pro Monat für zwei Programme. Programm A: Grundpreis [Betrag], KI-Telefon [enthalten/Add-on Betrag], inklusive Minuten [Zahl], Preis je Zusatzminute [Betrag]. Programm B: gleiche Felder. Rechne mit [Minuten] Telefonminuten pro Monat und nenne die Annahmen. Erfinde keine Preise.“

Tragen Sie die Werte von den Preisseiten ein. Weitere Vorlagen enthalten unsere kostenlosen KI-Prompts für Handwerker.

Für wen passt was?

• HERO passt laut Angebot zu Betrieben, die KI-Telefon, KI-Assistent und Zahlungsabgleich in einem Paket wollen und eher wachsen; der Einstieg mit KI liegt bei HERO OS.
• ToolTime passt zu kleineren Betrieben, die einen festen Paketpreis nach Mitarbeiterzahl suchen und das KI-Telefon nur bei Bedarf dazubuchen.

Was Ihre Arbeitsstunde kosten muss, damit sich Software rechnet, zeigt der Stundenverrechnungssatz-Rechner. Alle Programme: Kategorie Handwerkersoftware; vor dem KI-Einsatz hilft die KI-Checkliste für Handwerksbetriebe.

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